„Förderprogramme haben in der Regel eine gewisse Laufzeit. Und je weiter die Antragsfrist noch in der Zukunft liegt, desto leichter fällt es, das geplante Projekt und der dafür notwendige Antrag auf der eigenen Agenda nach hinten zu schieben. Schließlich ist es im Tagesgeschäft oft schwierig, die geistigen Kapazitäten dafür freizuräumen. Doch nicht selten warten Antragsteller zu lange, sodass am Ende kaum genug Zeit bleibt, den Fördermittel-Antrag sorgfältig vorzubereiten. Denn der dafür benötigte Aufwand wird von vielen erst einmal unterschätzt.
Damit Sie nie wieder zu spät dran sind mit Ihren Unterlagen, legen wir Ihnen die wichtigsten Schritte und Zeitfaktoren einmal dar. Denn mit einem gut vorbereiteten Fördermittel-Antrag erhöhen Sie Ihre Aussichten auf die erfolgreiche Bewilligung und ersparen sich unnötigen Stress kurz vor der Einreichungsfrist.“
Oft unterschätzter Zeitfaktor: Antragstellung vor Maßnahmenbeginn
Nahezu jedes Förderprogramm finanziert oder bezuschusst ausschließlich für die Zukunft geplante Maßnahmen, keine bereits begonnenen. Ihr Projekt liegt also so lange auf Eis, bis Sie das Okay vom Fördermittelgeber erhalten. Und diese Zeitspanne ist für Sie am schwierigsten planbar. Denn Sie können nicht beeinflussen, wie lange die zuständige Stelle für die Bearbeitung benötigen wird. Schon allein deshalb lohnt es sich, den Antragsprozess nicht auf die lange Bank zu schieben, sondern so früh wie möglich abzuschließen. So gewinnen Sie mehr Planungssicherheit und verlieren keine wertvolle Zeit bei der Umsetzung Ihrer geförderten Maßnahme. Gerade bei schnelllebigen Themen wie beispielsweise Digitalisierungsprojekten entspricht Ihre Planung sonst womöglich schon gar nicht mehr dem neuesten Stand, wenn Sie mit der Umsetzung endlich beginnen können.
Auch vor diesem Hintergrund zahlt sich ein gut vorbereiteter Fördermittel-Antrag übrigens aus. Denn in einigen Fällen müssen Sie nicht auf die formale Bewilligung warten, sondern erhalten vom Fördermittel-Geber das Okay für den vorzeitigen Maßnahmenbeginn. Aber eben nur, wenn Ihr Antrag vollständig, sauber formuliert und für den Bearbeiter dementsprechend leicht zu überblicken ist.
Schritt 1: Ihr Projekt und die passenden Fördermittel
Der erste Schritt ist die solide Planung Ihres Vorhabens. Je detaillierter Sie diese bereits ausarbeiten, desto weniger Zeit werden Sie für den eigentlichen Fördermittel-Antrag benötigen. Denn es wird Ihnen deutlich leichter fallen, das Projekt anschaulich zu beschreiben und alle notwendigen Unterlagen einzuholen. Planen Sie also von vornherein hinreichend Zeit für die Konzeptphase Ihres Projekts ein. Dabei sollte unbedingt auch die Prüfung auf die Förderfähigkeit im Rahmen des von Ihnen favorisierten Programms eine zentrale Rolle spielen.
Entspricht Ihr Vorhaben nicht dessen Kriterien, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Die Suche nach anderen geeigneten Förderprogrammen, in die Ihr Projekt besser passt.
- Anpassungen an der grundlegenden Konzeption und Planung Ihres Vorhabens, sodass dieses doch noch den Förderkriterien entspricht.
In beiden Fällen kann es sinnvoll sein, einen fachkundigen Fördermittel-Berater einzubeziehen.
Dieser hat eine weitgehende Übersicht über die bestehenden Programme sowie umfassende Erfahrungen mit der gängigen Vergabepraxis der verschiedenen Förderstellen. Gut zu wissen: Auch diese Beratung ist in vielen Fällen selbst förderbar – auch diese muss aber im Vorfeld beantragt werden. Obwohl die Bewilligung in diesem Fall meist nur wenige Tage benötigt, sollten Sie dennoch mindestens zwei Wochen für die Beantragung mit einplanen.
Schritt 2: Projekt und seine positiven Effekte darstellen
In der Beschreibung Ihres Projekts für Ihren Fördermittelantrag kommt es vor allem auf zwei Aspekte an: die verständliche Erklärung Ihres Vorhabens selbst sowie den Nachweis eines voraussichtlichen positiven Effekts dessen auf Ihr Unternehmen. Das heißt, in aller Regel ist für die Bewilligung der Fördermittel entscheidend, in welchem Maße Ihr Projekt eine marktfähige Innovation darstellt, Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Geschäftsbereich eröffnet, es höhere Umsätze ermöglicht oder anderen strategischen Förderzielen von Land, Bund oder EU entspricht. Der damit verbundene Aufwand wird häufig unterschätzt, denn die dafür notwendigen Angaben ergeben sich selten automatisch aus Ihrer bestehenden Projektkonzeption.
Oft ist damit eine aufwendige betriebswirtschaftliche Planung oder ein verständlich aufgearbeiteter
Überblick über den entsprechenden Zielmarkt beziehungsweise den aktuellen technischen Stand erforderlich. Die Recherche der entsprechenden Zahlen sowie deren Verarbeitung nehmen – gerade dann, wenn Teile davon womöglich von Dritten zugearbeitet werden müssen – viel Zeit in Anspruch. Da dieser Aspekt meist jedoch entscheidend für die erfolgreiche Bewilligung ist, sollten Sie sich dafür unbedingt ein hinreichendes Zeitpolster einplanen.
Schritt 3: Angebote und Unterlagen einholen
Der Genickbruch für viele zu enge Zeitplanungen kommt häufig dann, wenn man auf Dritte angewiesen ist. Wenngleich Sie zu einem gewissen Teil noch beeinflussen können, mit welcher Dringlichkeit Sie selbst sich bei nahender Einreichungsfrist um Ihren Antrag kümmern, wird es spätestens dann zur Glückssache, wenn Sie Zuarbeiten von Externen benötigen. Und das ist in aller Regel der Fall. Denn um den Kostenbedarf nachzuweisen, benötigen Sie detaillierte Angebote von Ihren späteren Dienstleistern. Bedenken Sie also schon im Vorfeld, dass sich ein Angebotsvorgang je nach Komplexität durchaus ziehen kann. Noch entscheidender ist dieser Punkt, wenn Sie zusätzlich Dokumente von Behörden einreichen müssen. Rechnen Sie mit längeren Bearbeitungszeiten und fordern Sie diese so früh wie möglich in Ihrem Antragsprozess an. Sie können sich auf den letzten Drücker nicht auf ein hinreichend hohes Engagement Dritter für Ihren Last-Minute-Antrag verlassen.
Schritt 4: Gespräche mit der Förderstelle
Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihren Antrag ausgearbeitet und sogar noch Zeit übrig! Dann können Sie gegebenenfalls eine zusätzliche Möglichkeit nutzen, um dessen Erfolgswahrscheinlichkeit zu maximieren. Viele Förderstellen bieten auch eine Vorab-Beratung an. Bei einem hinreichenden zeitlichen Puffer kann es sich lohnen, kritische Punkte Ihres Antrags schon im Vorfeld einmal mit einem Mitarbeiter der Förderstelle durchzugehen und eventuell nachzubessern. Das erledigt bei Bedarf auch Ihr Fördermittelberater für Sie. Positiver Nebeneffekt: Damit kommen Sie auch dem vorzeitigen Maßnahmenbeginn ein gehöriges Stück näher.
Unterschätzen Sie nicht den zeitlichen Aufwand, der mit einem sauber ausgearbeiteten
Fördermittel-Antrag verbunden ist. Und etwaige Leerlauf-Zeiten, in denen Sie auf externe Zuarbeiten warten müssen. Neben weniger Stress und besseren Erfolgsaussichten gibt es übrigens noch einen Vorteil des rechtzeitigen Beginns: Wenn Sie zu spät kommen sind die Mittel womöglich schon ausgeschöpft, wenn Ihr Antrag eingeht. Je früher Sie also dran sind, desto besser.