„Die Verfahrensdokumentation nach der GoBD ist Pflicht, aber auch eine Chance zur Optimierung. So lassen Sie sich deren Erstellung durch fachkundige Berater mit bis zu 80 Prozent staatlich fördern.“
Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung benötigen Sie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Diese stellt sozusagen einen Leitfaden durch Ihre Prozesse für den Betriebsprüfer dar und muss möglichst genau beschreiben, wie steuerrelevante Daten und Belege in Ihrem Unternehmen elektronisch erfasst und aufbewahrt werden. Je nach Komplexität Ihrer Buchführung kann deren Erstellung also einen nicht unerheblichen Aufwand bedeuten. Einen Aufwand, den Sie sich sparen können, wenn Sie Ihre Verfahrensdokumentation stattdessen von Fachleuten erarbeiten lassen. Denn bis zu 80 Prozent dieser Kosten können Sie sich fördern lassen.
Bis zu 4.000 Euro BAFA-Förderung für Ihre Verfahrensdokumentation
Für KMU bietet sich eine Förderung der Verfahrensdokumentation durch die BAFA-Beraterförderung an. Bis zu 80 Prozent der Kosten können Sie damit als Zuschuss zurückbekommen. Für Unternehmen, die maximal zwei Jahre am Markt sind, liegt die Höchstgrenze bei 4.000 Euro, ältere Bestandsunternehmen erhalten bis zu 3.000 Euro. Voraussetzung dafür ist, dass das ausführende Beratungsunternehmen von der BAFA zugelassen wurde. Die entsprechende Berater-ID ist im Antrag anzugeben – sie sollten diesen also immer mit Ihrem Berater gemeinsam ausfüllen. Die Förderung der BAFA steht Unternehmen mit einem maximalen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro sowie weniger als 250 Beschäftigten zur Verfügung.
Bis zu 5.000 Euro aus dem Förderprogramm „go-digital“
Eine Alternative zur BAFA-Beraterförderung stellt das Programm „DIGITAL INNOVATION“ der Investitionsbank Sachsen-Anhalt dar. Daraus können sogar bis zu 70.000 Euro pro Unternehmen abgerufen werden – und bis zu 70 Prozent der Gesamtkosten. So eignet sich diese Option vor allem dann, wenn die Verfahrensdokumentation Teil eines größer angelegten Digitalisierungsprojektes in Ihrem Unternehmen ist. Denn die Investitionsbank Sachsen-Anhalt fördert damit neben der Entwicklung innovativer digitaler Produkte und Wertschöpfungsansätze auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auch in diesem Fall muss das Beratungsunternehmen über eine entsprechende Autorisierung durch die Investitionsbank verfügen.
WICHTIG: Nicht die Verfahrensdokumentation allein ist förderbar
Eine Einschränkung gilt es jedoch zu beachten: In keinem der Programme ist die bloße Erstellung der Verfahrensdokumentation – also sozusagen die gesetzliche Pflicht – allein förderfähig. Sondern diese nur in Verbindung mit der Kür, also einer damit verbundenen Optimierung der entsprechenden Geschäftsprozesse. Das heißt, es darf nicht nur um das reine Abbilden der Geschäftsprozesse gehen. Stattdessen müssen als Ergebnis unbedingt auch Vorschläge zu deren Verbesserung mit einer entsprechenden Anleitung zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen stehen. Das ist allerdings nicht nur aus Fördergesichtspunkten eine gute Idee.
Nutzen Sie die geförderte Verfahrensdokumentation zu Optimierung und Effizienzsteigerung
Selten werden Ihre internen Geschäftsprozesse so detailliert betrachtet wie im Rahmen der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Die ideale Gelegenheit also, um darin Schwachstellen zu erkennen und durch eine clevere Optimierung in Zukunft Zeit zu sparen. Gerade Berater, die
Erfahrung auf diesem Gebiet mitbringen, haben dafür ein geübtes Auge. So schlagen Sie dank der attraktiven Förderung zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben der GoBD mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation. Und Sie sparen auch in Zukunft Zeit und Aufwand dank vom Experten optimierter Prozesse. Mit bis zu 80 Prozent Zuschuss vom Staat.
Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation erleben Sie eine entspanntere Betriebsprüfung. Denn wenn alles nachvollziehbar dokumentiert ist, findet sich der Prüfer nicht nur besser zurecht – er neigt auch dazu, kleine Fehler eher zu verzeihen. Und dank der attraktiven Fördermöglichkeiten ist auch deren professionelle Erstellung kein Problem. Inklusive Zusatznutzen.